Office Coordinator (m/w/d) - Hamburg

Office Coordinator (m/w/d) – Hamburg

(befristet, ab Juli 2026 für 13 Monate)

WE DELIVER • WE DREAM • WE CARE • WE DARE

WE DELIVER – Let’s deliver together:

Als Office Coordinator verantwortest Du schwerpunktmäßig die Koordination des Empfangs für unser Headquarter. Mit Deiner netten und positiven Art heißt Du alle unsere Office-BesucherInnen willkommen und bist das “wahre Herzstück” unseres HQs.

Deine Tätigkeit umfasst u. A.:

• Zuständigkeit für den Brief- und Postverkehr sowie die Annahme und Weiterleitung von Telefonaten
• Organisation von Events, wie z. B. Kick-off- und Sommerfeiern und Townhall Meetings
• Koordination der Meetingräume (Raumreservierungen und Bewirtung)
• Unterstützung bei Reisebuchungen
• Tätigung von diversen Bestellungen, wie z. B. von Bürobedarf, Blumen oder Catering
• Unterstützung bei der Koordination verschiedener Dienstleister
• Interne Kommunikation: Aktualisierung der Office-Displays sowie Sicherstellung der internen Informationsweitergabe im HQ-Teams-Channel bei unternehmensweiten Themen
• Einarbeitung und Betreuung der Auszubildenden in der Office Management-Rotation
• Du behältst das Office im Blick und stellst einen professionellen und freundlichen ersten Eindruck für Gäste und Dienstleistenden sicher
• Außerdem fungierst du als Urlaubsvertretung für die Assistenz der Geschäftsführung und assestierst bei anfallenden Aufgaben
• Du behältst das Office im Blick und stellst einen professionellen und freundlichen ersten Eindruck für Gäste und Dienstleister sicher

WE DREAM – This is what we dream of:  

• Du empfängst Gäste und Dienstleistende als erste Kontaktperson und stellst einen überzeugenden ersten Eindruck unseres Offices sicher
• Du bist kommunikativ, offen und bringst fließende Deutsch- und Englischkenntnisse mit
• Du scheust Dich nicht davor, Verantwortung zu übernehmen und bringst eine hands-on Mentalität mit
• Du bist neugierig neue Themen kennenzulernen und hast Spaß daran, neue Projekte und Ideen in Angriff zu nehmen
• Du verfügst auch über ein hohes Maß an Diskretion, da Du auch mit vertraulichen Themen und Daten arbeiten wirst
• Du bist ein Organisationstalent und hast ein Auge fürs Detail - Sorgfalt und Genauigkeit zeichnen Dich aus
• Dein hervorragendes Zeitmanagement ergänzt Dein Profil
• Du bist versiert im Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint und Excel)

We CARE - what you can expect:

Wohlbefinden, Entwicklung & Flexibilität:

• 30 Urlaubstage & Sonderurlaubstage (z. B. 1 Tag an Deinem Geburtstag oder 2 Tage bei Deiner eigenen Hochzeit)
• Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten (2 Tage Home Office & 3 Tage Office/Woche)
• Work from anywhere: Arbeite bis zu 20 Tage innerhalb von 12 Monaten aus dem europäischen Ausland
• Persönliche und berufliche Weiterentwicklung durch regelmäßige E-Learning-Module, Trainings und Workshops
• Mitgliedschaft bei Fitness First zu vergünstigten Konditionen
• Running club: Schließe Dich unserem Running club an und lauft gemeinsam nach einem Arbeitstag eine Alsterrunde

Rabatte & Zuschüsse:

• Corporate Benefits & kostenloser Zugang zu einem Benefits-Portal mit vergünstigten Tickets für verschiedene Events
• Attraktiver Rabatt auf unseren Schmuck
• Bezuschusstes ÖPNV-Ticket (wir übernehmen 25 € des Deutschlandtickets)
• Mobile Working Kit Allowance: Wir unterstützen Dich mit bis zu 500 € für Deine Home Office-Ausstattung
• Essenszuschuss: Du erhältst monatlich Pluxee-Gutscheine – flexibel nutzbar und in vielen Restaurants und Supermärkten akzeptiert
• Attraktive betriebliche Altersvorsorge mit Versicherungspaket
• Pandorians refer Pandorians: Wir sind sehr dankbar für Deine Mitarbeiter/innenempfehlungen und belohnen erfolgreiche Empfehlungen monetär 

Office & Pandora-Kultur:

• Hunde sind herzlich willkommen!
• Schöne & moderne Büroflächen im Herzen Hamburgs
• International erfolgreiches Unternehmen mit flachen Hierarchien
• Ein hochmotiviertes Team mit einer „Can-Do“-Attitude
• Gemütliche Coffee Lounge, die sich perfekt für einen Austausch mit Kolleg/innen bei leckerem Kaffee eignet 

Feiern & Teamzeit:

Wir feiern gerne besondere Momente gemeinsam, die uns wichtig sind – wie Deinen Geburtstag, an dem Du einen Sonderurlaubstag erhältst oder Pandora-Events im Sommer oder an Weihnachten. After-Work-Events und Teamevents sind ebenfalls Highlights! 

We DARE - you to apply.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

About Pandora

Pandora ist die weltweit größte Schmuckmarke und spezialisiert auf das Design, die Herstellung und das Marketing von zugänglichem Luxusschmuck aus hochwertigen Materialien. Jedes Stück ist so gestaltet, dass es zum Selbstausdruck inspiriert und es den Menschen ermöglicht, ihre Geschichten und Leidenschaften durch bedeutungsvollen Schmuck zu teilen.

Pandora Schmuck ist heute in über 100 Ländern vertreten – mit rund 7.000 Verkaufsstellen, darunter über 2.800 eigene Concept Stores.

Mit Hauptsitz in Kopenhagen, Dänemark, beschäftigt Pandora weltweit rund 39.000 Mitarbeitende und fertigt seinen Schmuck zu 100 % aus recyceltem Silber und Gold.

Pandora engagiert sich für eine führende Rolle im Bereich Nachhaltigkeit und hat sich zum Ziel gesetzt, die Treibhausgasemissionen in seiner gesamten Wertschöpfungskette bis 2030 zu halbieren. Pandora ist an der Nasdaq Kopenhagen notiert und erzielte im Jahr 2025 einen Umsatz von 32,5 Milliarden DKK (4,4 Milliarden Euro).